Деловое письмо, которое хочется перечитывать

Продолжу тему деловых писем которую я начал здесь и о которой упомянул здесь:

Деловое письмо — достаточно эффективный инструмент для того чтобы подготовить потенциального клиента к первому контакту с вами. Однако здесь, как и в любом деле, существуют тонкости, о которых нельзя забывать Опытному человеку достаточно посмотреть на то, как составлено письмо, и он сможет многое понять об авторе письма.

Прежде чем начать писать — подготовьтесь. Узнайте как можно больше о компании, с которой вы собираетесь сотрудничать. Личное обращение, упоминание каких-либо значимых для адресата деталей воспринимается значительно лучше, чем нейтральное «Уважаемые господа». Даже если вы адресуете письмо в коммерческий отдел, то потратьте несколько минут на то, чтобы узнать имя руководителя отдела и в письме один-два раза к месту обратитесь к нему по имени. Разумеется, со временем у вас накопится архив типовых писем с предложением о сотрудничестве, однако не рекомендую вам механически менять реквизиты и рассылать их новым клиентам. Подходите к каждому проекту индивидуально, это видно и это цениться.

Поменьше воды! Старайтесь не писать длинными предложениями, загромождая их словестными конструкциями. Письмо должно читаться легко, а после прочтения у адресата должно быть ясное представление о том, что вы хотели сказать. Кроме отсутствия «лишних слов» в деловом письме не рекомендуется использование эмоционально окрашенных слов. Вместе с тем, текст должен быть достаточно энергичным, поэтому использование пассивного залога не рекомендуется (вместо «Ваше письмо было получено», «Получив Ваше письмо приняли решение…»)

Деловое письмо составляется по одной теме. До того, как вы начнете его писать, составьте приблизительный план и следуйте ему. План может быть таким

• Приветствие


• Предположение о возможном «разрыве» (то, что есть у клиента и то, что может быть)


• Информация о вашей компании


• Предложение о встрече

Разумеется, это один из вариантов, но в общем случае следует соблюдать следующую схему:
1) Причины, по которым вы обращаетесь к клиенту
2) Предложение, просьба и т.п.

Письмо должно поместиться на одну страницу формата А4. Письмо сгибают текстом внутрь и отправляют почтой или курьером. Особо важные письма не сгибают, а используют большой конверт. Обязательно используйте фирменный бланк вашей компании. Бланк должен содержать логотип, название, почтовый и электронный адрес, контактные телефоны и адрес сайта. Наличие в компании фирменных конвертов в настоящее время практически стандарт.
Письмо пишется на компьютере, допускается поставить подпись от руки. Не забывайте ставить в письме дату отправления (в правом верхнем углу).
Первой строкой идет тема письма, а с новой строки — обращение. Не стоит использовать сокращения «Ув.», «Г-н» и так далее, этим вы показываете свое отношение к человеку, которому пишете. После обращения ставится запятая. Если вы обратились в начале письма «Уважаемый…», то завершать письмо фразой «С уважением…» не стоит, воспользуйтес фразами «Искренне Ваш», «С наилучшими пожеланиями» и т.п. Если к письму вы прилагаете документы, то следует о них упомянуть и указать количество.
Не забудьте указать в письме, как с вами можно связаться. Разумеется, визитка, приложенная к письму это замечательно, но они имеют свойство теряться, а ваше предложение может понадобиться через какое-то время.

Есть еще психологические советы по поводу использования слов в письме, например не использовать повелительное наклонение («Если вас это заинтересовало, вы должны позвонить...») Подобная фраза может быть отвергнута тем фактом, что вы указываете людям, что им делать. И кроме того, у них может возникнуть мысль, что предложение может и не заинтересовать. Поэтому побольше благожелательности и поменьше категоричности.

Желаю вам успехов!

---

Если вы используете GoogleReader, то вам, возможно будет интересна такая особенность, как Shared Items. Выбрав в левой верхней части меню этот пункт, можно создать профиль, которому будет соответствовать лента «расшаренных» постов из тех, которые вы пометите. Этими лентами можно меняться, например по этой ссылке избранные посты из тех блогов, которые читаю я. Давайте меняться? Оставляйте в комментариях свои ссылки.
Понятно, что Давыдова и так читают все, но последние несколько постов у него очень даже хороши. Этот, этот и этот, например.
Сергей Жуковский опубликовал подборку афоризмов.
Пять самых популярных роликов на YouTube от Уникального Человека.